writing skillsنوشتن انگلیسی در محیط کسب و کار 

Business Writing  یا نوشتن در محیط کسب و کار شامل نوشتن گزارش، تفاهم نامه ، پروپوزال ، business plan ، پرزنتیشن، نامه اداری و ایمیل های کاری است که شما ممکن است روزانه با آن سروکار داشته باشید. اگر نوشته شما متنی روان و حرفه ای باشد می توانید تا حدود زیادی از انتقال پیامتان به مخاطب مطمئن شوید.  متن روان و حرفه ای متنی است که اصول اولیه گرامری در آن رعایت شده، به خوبی فصل بندی و پاراگراف بندی شده، اصول نشانه گذاری در آن رعایت شده و فاقد غلط املائی است. افراد زیادی هستند که در تهیه متنی با این مشخصات با مشکل مواجهند و همین باعث می شود اعتماد به نفس کافی در نوشتن نداشته باشند.

ماروین سوئیفت می گوید: “یک نوشته روشن و روان نشان دهنده یک ذهن شفاف است. ”

شما ممکن است کلی ایده عالی و ناب داشته باشید ولی اگر نتوانید آنها را به روشنی به مخاطب منتقل کنید هیچکس صدای شما را نخواهد شنید.

خوشبختانه مهارت نوشتن یک استعداد ذاتی نیست  بلکه مهارتی است که با تمرین و تجربه بدست می آید. دانستن بعضی اصول و نکات به شما کمک می کند سریعتر این مهارت را در خود ایجاد کنید. دراین پست و پست های آتی ، خلاصه ای از اصول و نکات لازم برای یک نوشته خوب و حرفه ای در محیط کسب و کار را می خوانید.

هدف از برقراری ارتباط ، انتقال یک پیام نیست بلکه دریافت آن توسط گیرنده پیام است.

سبک نوشتن خود را مطابق با موضوع نوشته و مخاطب آن انتخاب کنید

شما باید محتوا، لحن و زبان متن خود را متناسب با شرایط و نوع مخاطبین خود انتخاب کنید. گاهی باید متن شما بسیاررسمی باشد مثل تهیه یک پروپوزال یا یک خلاصه مدیریتی و گاهی می تواند کمتررسمی باشد مثل ایمیلی که به یک همکارمی فرستید یا یادداشتی که به یک کمیته محلی ارسال می کنید. سعی کنید از دیدگاه مخاطب بنویسید و بر روی نیازها و منافع او تمرکز کنید.

گرامر صحیح، رعایت نشانه گذاری و کاربرد کلمات با املای صحیح در یک نوشته رسمی بسیار کلیدی است. خواننده متن شما، بر اساس محتوای نوشته شما و نحوه ارائه آن قضاوت می کند. خود شما هم  پس از خواندن یک متن، تصویری از نویسنده و موقعیت شغلی او برای خود ترسیم می کنید. متنی که پر از غلط املائی است چه تصویری از نویسنده در ذهن شما رسم می کند؟ یک متن خیلی سخت و رسمی چطور؟ یک متن پر طمطراق پر از کلمات نا متعارف چه ؟

ایمیل تبلیغاتی که غلط املائی دارد به عنوان یک اسپم و جعلی تلقی می شود. رزومه ای که غلط املائی دارد بلافاصله رد می شود. افراد به وبسایت فروش آنلاینی که دارای متن ضعیفی است اعتماد نکرده و از آن خرید نمی کنند. بنابراین تمام مکاتبات خود را قبل از ارسال یکبار دیگر مرور کنید.

به spellchecker  نرم افزارهای واژه پرداز (word processor) اعتماد نکنید. چون خیلی از کلمات نادرست می توانند درست نوشته شوند! مثلا اگر principle  را به جای principal  بکار برده باشید spellchecker از شما غلط نخواهد گرفت.

هدف را به دقت تعیین کنید

هدف شما از نوشتن یک متن می تواند یکی یا چند مورد از موارد زیر باشد و شما باید به دقت آن را مشخص کنید:

  • آگاهی دادن به خواننده
  • قانع کردن مخاطب
  • ابراز نقطه نظرتان در مورد یک موضوع 
  • شرح یک ایده جدید
  • گزارش کردن دستاوردها
  • توصیه کردن به مخاطب 

 مخاطب اصلی متن را مشخص کنید

باید مشخص باشد که مخاطب متن شما چه کس یا کسانی هستند. سطح اطلاعات فعلی خواننده درباره این متن چقدر است؟ پیش زمینه فکری خواننده نسبت به این موضوع چیست؟ در این متن چقدر باید وارد جزئیات شوید؟ مدرکی که تولید می کنید از چه نوعی است؟ ( بعنوان مثال یادداشت، ایمیل یا گزارش)

نکات مهم در لحن و ساختار جمله ها

در نوشتن نکات زیررا رعایت کنید:

  • حاشیه نروید و فقط اطلاعات مرتبط با موضوع را ارائه دهید.
  • سرفصل وار بنویسید.
  • یک متن خوب لحن دوستانه و مؤدبانه ای دارد و در آن از کاربرد کلمات پرطمطراق حذر شده است. همچنین اطلاعات با یک روال منطقی ارائه می گردند.
  • روشن و صریح بنویسید:  نوشته شما باید با یکبار خواندن به راحتی فهمیده شود.
  • از بکاربردن اصطلاحات خاص تا حد امکان حذر کنید. مثال:

Payment has been duly noted —-> We received your cheque

Attached hereto please find —-> Attached is

Pursuant to your request —-> As requested

Acquaint you with the facts —-> Tell you

Prior to the event —-> Before

In view of the fact that —-> Because of

Subsequent to —-> After

is indicative of —> Indicates

Point of view —> Viewpoint

  • از تکرار کلمات هم معنی اجتناب کنید:

 “Absolutely essential”

Advance planning”

Close scrutiny”

“Combine together

Completely empty/full”

Exactly identical”

My personal opinion”

  • به جای کلمات طولانی از کلمات کوتاه و رایج استفاده کنید:

Utilize —> Use

Commence  —> Begin / Start

Terminate  —> End

  • سعی کنید جملاتتان کوتاه ( حداکثر17 کلمه) و ساده باشند. در عین حال  گاهی ممکن است طول جمله و ساختار آن را طوری تغییر دهید که جملاتتان از حالت یکنواخت و کسل کننده درآید.

In this letter we have attempted to answer all of your questions, and we hope that if you have any additional questions whatsoever, you will not hesitate to contact us. —–>  If you have additional questions, please call us.

  • دقیق باشید:

Your study package will be delivered soon.—-> Your study package will be delivered in two weeks’ time.

  • از ارائه مثال برای روشن تر شدن مطلب استفاده کنید.

 

  • از زبانی استفاده کنید که قابل فهم و باورپذیر باشد. بزرگنمائی نکنید. احتمالات را به درستی ارزیابی کنید.

 

  • تا حد امکان از جملات معلوم استفاده کنید و اجازه دهید فاعل جمله به جای شما وارد عمل شود:

Record enrollments were received by the University this year. —> The University received record enrollments this year.

 

  • اطلاعات تکمیلی که مباحث شما را تأیید می کنند ارائه دهید، نظیر ارائه مثال ، آمار و یا یک نقل قول از یک منبع معتبر.

 

  • مطلب خود را با  لحنی دلپذیر و نگاه مثبت بیان کنید:

We cannot deliver your study package before 1st March. —-> 

Your study package will be delivered as soon as possible after 1st March.

 You failed to enclose a cheque with your order; therefore, it is impossible to send you the merchandise.—->

 As soon as your cheque arrives, we’ll send your order through express delivery.

 

  • مراقب باشید جملاتی ننویسید که گرایشات نژادپرستانه داشته باشد و یا  تبعیض جنسیتی را القاء کند.  مثلا به جای Spokesman می توانید Representative را بکار ببرید. بجای Manpower بهتر است بنویسید Workforce.

 

  • هر وقت می خواهید خبر بدی بدهید از جملات مجهول استفاده کنید:

John made three mistakes in the report. —> Three mistakes were made in the report.

 

  • زبان نوشته شما باید عقلائی باشد و بارعاطفی نداشته باشد. (اصطلاحاً emotional نباشد)

 

ادامه دارد….

مطالب بیشتر:

تقویت مهارت های نوشتن

در نوشتن به زبان انگلیسی از کلیشه بپرهیزید!

چگونه یک متن انگلیسی روان بنویسیم؟

اشتباهات رایج در زبان انگلیسی

اشتباهات رایج در زبان انگلیسی – قسمت دوم

اصول نشانه گذاری (Punctuation) در زبان انگلیسی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.